La fiscalización llega sin aviso
Una notificación de la Contraloría General de la República, del Servicio de Impuestos Internos, de una Superintendencia o de cualquier otro organismo fiscalizador del Estado puede llegar en cualquier momento. Lo que su equipo haga —o no haga— en las primeras horas y días es determinante para el resultado del proceso.
El problema más común que vemos en empresas que enfrentan una fiscalización no es el fondo del asunto: es la forma en que reaccionan. Plazos mal calculados, documentos entregados fuera de tiempo, descargos incompletos o, peor, respuestas improvisadas que agravan la situación.
El procedimiento administrativo en tres fases
Fase 1: La inspección o requerimiento inicial
El organismo fiscalizador puede iniciar el proceso con una visita inspectiva, un requerimiento de información por escrito o una citación. En esta etapa, lo más importante es:
- No entregar información que no se solicitó expresamente. Cada documento entregado forma parte del expediente.
- Registrar con fecha y hora la recepción de cualquier notificación.
- Identificar quién es el responsable interno de coordinar la respuesta. No puede haber dos personas respondiendo al mismo requerimiento de forma independiente.
Fase 2: Los descargos
Si el organismo formula cargos —es decir, identifica presuntas infracciones—, la empresa tiene derecho a presentar descargos dentro de un plazo que varía según la normativa aplicable. Este plazo es fatal en la mayor parte de los procedimientos: no se prorroga y si se vence, la empresa pierde el derecho a defenderse en esa instancia.
Un descargo bien construido no se limita a negar los hechos. Debe:
- Desvirtuar los fundamentos fácticos del cargo (con evidencia documental).
- Ofrecer una interpretación jurídica alternativa si corresponde.
- Aportar atenuantes: colaboración con la fiscalización, subsanación voluntaria, ausencia de perjuicio a terceros.
Fase 3: El sumario y la resolución final
En los procedimientos más formales —especialmente en organismos con facultad sancionatoria amplia— existe una fase de sumario con investigación y eventual audiencia. La resolución final puede imputar multas, amonestaciones, clausuras temporales u otras sanciones según la normativa sectorial.
Las resoluciones son impugnables. El plazo y el recurso disponible dependen de cada órgano, pero en general existe el recurso de reposición ante la misma autoridad y, en muchos casos, reclamación ante los tribunales.
Lo que diferencia a las empresas que salen bien
En nuestra experiencia capacitando equipos y asesorando empresas, lo que distingue a las organizaciones que enfrentan una fiscalización sin daños mayores es simple: tienen protocolos internos definidos antes de que ocurra el proceso.
Eso no requiere tener un abogado de guardia. Requiere que el personal clave —gerentes, jefes de área, encargados de operaciones— sepa exactamente qué hacer cuando llega una notificación: a quién llamar, qué documentar, qué no decir y cómo calcular los plazos.
Cómo preparar a su equipo
La capacitación en procedimiento administrativo y fiscalizaciones está diseñada para personas que no son abogados pero que en la práctica tienen que gestionar estos procesos. El objetivo no es convertirlos en expertos jurídicos, sino darles las herramientas mínimas para actuar correctamente en los primeros pasos del proceso, que son los más críticos.
Si quiere saber si su equipo está preparado para enfrentar una fiscalización, contáctenos para agendar una reunión de diagnóstico sin costo.
Juan Andrés Muñoz es abogado especialista en derecho administrativo y relator de capacitaciones jurídicas para empresas en Chile.
